3 grootste gevaren en risico’s van langetermijncontracten
3 grootste gevaren en risico’s van langetermijncontracten
In veel organisaties is er geen beleid geformuleerd rondom het beheer van contracten en vaak ontbreekt het aan bedrijfsprocessen die zorgen voor effectief inkoopbeleid en contractmanagement. Vooral als je contracten met leveranciers afsluit voor de langere termijn, kan dat verschillende gevaren en risico’s met zich meebrengen.
Organisaties sluiten overeenkomsten af met leveranciers, omdat ze afspraken willen maken voor de levering van bepaalde diensten of producten of om facturen te kunnen controleren. Langetermijncontracten zijn contracten die gelden voor meer dan drie jaar.
Aangezien organisaties en markten continue in beweging zijn, kunnen condities zoals prijzen en voorwaarden al snel weer achterhaald zijn. Dat kan op de lange termijn behoorlijk problematisch zijn en voor onnodige kosten zorgen.
1: Zonder beheer verdwijnen contracten in een vergeten hoekje
Een allereerste stap om de condities van huidige contracten te verbeteren, is om een helder en compleet beeld van de huidige situatie te krijgen. Door middel van invoering van contractbeheer tools kun je de huidige contracten inventariseren en beoordelen. Hiermee creëer je ook inzicht of de afspraken met je leveranciers wel nagekomen worden zoals afgesproken en of de kwaliteit van de contracten en geleverde producten of diensten nog op een voldoende hoog niveau is.
2: Beperkte mogelijkheden voor tussentijdse aanpassing
Wanneer je als organisatie voor langere tijd contracten afsluit met externe partijen, worden ook de voorwaarden en condities voor langere tijd vastgesteld. Het is vaak lastig (lees onmogelijk) om deze contracten tussentijds aan te passen. Hoe regel je dat bijvoorbeeld met contracten met meer of minder medewerkers of locaties?
In dat geval is het belangrijk om bij het afsluiten van contracten afspraken te maken voor de lange termijn, waarbij je elkaar veel vrijheden geeft om inhoudelijke wijzigingen in de overeenkomst toe te passen.
3: Mislopen van collectiviteitskortingen
Aangezien je bij langetermijncontracten voor meer dan drie jaar afspraken maakt met je leveranciers, beperkt dat de mogelijkheden om gebruik te kunnen maken van collectiviteitskorting. Dit terwijl collectiviteit een quick win is, waarbij je met verschillende organisaties samen kunt profiteren van voordelen van het volume.
Als je organisatie geen expertise in huis heeft rondom contracten en inkoop, is het aan te raden gebruik te maken van een externe partij om je contractmanagement op een effectieve manier in te regelen. Dergelijke partijen kunnen ook nog eens zorgen voor collectiviteitskorting, waardoor de winstgevendheid van je onderneming vergroot.
Ben jij ook benieuwd hoe je op een snelle manier een verbeterslag kunt maken over jet inkoopbeleid en contractmanagement? Wil je weten hoe je kosten kunt besparen en de winstgevendheid van je onderneming op korte termijn kunt vergroten?
AddContract zorgt volledige ontzorging op het gebied van contractmanagement, zodat je inzicht in en controle krijgt over je inkoopkosten. Geen onverwachte of onnodige kosten, aangezien we werken op basis van No Cure No Pay. Ook benieuwd of je binnen jouw onderneming kunt besparen op inkoopkosten?
AddContract voor jouw organisatie? Laten we het gesprek aangaan!
Met AddContract heb je weer controle over je contractmanagement!
