De nadelen van Los Contract Management: De 5 grootste nadelen

Heb jij je ook wel eens afgevraagd hoe je inzicht en controle kunt krijgen over je lopende contracten? In de praktijk blijkt dat veel ondernemingen kansen, mogelijkheden én geld laten liggen, omdat het ontbreekt aan efficiënt en effectief contractmanagement.

Organisaties, instellingen en bedrijven werken steeds meer samen met externe partijen. Om deze samenwerkingen efficiënt en effectief te regelen, is het belangrijk om afspraken vast te leggen in contracten.

Om inzicht te krijgen in lopende contracten en contractafspraken, is een eerste belangrijke stap het beheer van je contracten in te regelen. Contractmanagement gaat echter nog een stap verder en is cruciaal voor het succes en de winstgevendheid van een organisatie.

Contractbeheer vs contractmanagement

De basis van goed contractmanagement begint bij inzicht en overzicht in de lopende contracten. Hiervoor gebruiken de meeste organisaties een contractbeheersysteem. Hiervoor kunnen zowel online als offline tools gebruikt worden, waarin je documenten en contracten met de betreffende condities en voorwaarden kunt vastleggen.

Pas wanneer je als organisatie inzicht hebt gekregen in je huidige contracten en de bijbehorende afspraken, begint contractmanagement. Contractmanagement gaat veel verder dan alleen contractbeheer.

Het gaat om vragen als: Wanneer zijn overeenkomsten afgelopen? Kloppen de condities van de overeenkomst nog? Ga je opnieuw aanbesteden of niet? Of ga je nieuwe partijen uitnodigen en zo ja, welke? Hoe ga je onderhandelen? Welke kleine lettertjes zijn er? Wat zijn marktconforme tarieven? Zijn er slimme, kostenbesparende alternatieven?

5 grootste nadelen van los contract management

Wanneer je als organisatie alleen met contractbeheer bezig bent en geen effectief en efficiënt management van contracten hebt ingericht, kleven hier een aantal nadelen aan.

1: Weinig toegevoegde waarde

In contractbeheer tools moet regelmatig dermate veel informatie worden opgeslagen, dat je er in sommige gevallen iemand voor in dienst moet nemen. Dit terwijl het enkel beheren van contracten eigenlijk maar weinig toegevoegde waarde heeft.

2: Afloop van contracten

Met contractbeheer verkrijg je inzicht in lopende contracten en de einddatum van deze overeenkomsten. Een tool voor contractbeheer stuurt je alleen een bericht als een contract afloopt; niets meer en niets minder.

3: Ontbreken opvolgende acties

Aangezien het ontbreekt aan opvolgende acties zorgt contractbeheer niet voor meer succes of winstgevendheid van je onderneming. Je krijgt niet meer inzicht in wat er moet gebeuren wanneer contracten aflopen of afspraken wijzigen.

4: Mislopen kostenbesparing

Wanneer je enkel het beheer van contracten hebt ingeregeld, is het onduidelijk of condities van contracten nog marktconform zijn. Voorwaarden kunnen zijn aangepast, afspraken kunnen niet meer up to date zijn en je hebt geen inzicht of je teveel betaalt voor een dienst.

5: Geen langetermijnbetrokkenheid

Wanneer er geen evaluatie en opvolging plaatsvindt, ontbreekt het aan betrokkenheid op lange termijn. Om contractmanagement op een efficiënte en effectieve manier in te regelen, is deze langetermijnbetrokkenheid juist van doorslaggevend belang.

Wil jij ook meer inzicht in je contracten? Ben je benieuwd waar je kosten kunt besparen en hoe je jouw contractmanagement efficiënter kunt inrichten?

AddContract zorgt volledige ontzorging op het gebied van contractmanagement, zodat je inzicht in en controle krijgt over je inkoopkosten. Geen onverwachte of onnodige kosten, aangezien we werken op basis van No Cure No Pay. Ook benieuwd of je binnen jouw onderneming kunt besparen op inkoopkosten?

AddContract voor jouw organisatie? Laten we het gesprek aangaan!

Met AddContract heb je weer controle over je contractmanagement!