Klantcase: “Besparingen boodschappenservice in de kinderopvang”

Klantcase: “Besparingen boodschappenservice in de kinderopvang”

Inkoop- en contractmanagement vraagt om specifieke kennis en ervaring. Veel organisaties in de kinderdagopvang zijn hiervoor zelf verantwoordelijk en werken samen met verschillende externe leveranciers voor bijvoorbeeld de ICT-omgeving, verzekeringen of boodschappendiensten. Hoe kun je als organisatie in de kinderopvang nu tóch zorgen voor flinke besparingen?

Kinderopvangorganisaties worden al jarenlang geconfronteerd met niet alleen een hoge werkdruk, maar ook de uitdaging om te opereren tegen zo laag mogelijk kosten. Voor verschillende regionaal en landelijk opererende kindorganisaties heeft AddContract besparingen op de huidige contracten kunnen realiseren oplopend tot meer dan 50% op basis van dezelfde dienstverlening. 

Wat kan AddContract betekenen?

Stap 1: De start

Een traject start met onderzoek naar de huidige situatie, waarin de lopende contracten worden geïnventariseerd. Dit resulteert in een compleet overzicht van alle contracten in een contractmanagement systeem.

Stap 2: Kritisch en uitgebreid onderzoek

Kritisch en uitgebreid onderzoek naar mogelijkheden bij huidige leverancier(s) en een aantal nieuwe partijen. Er wordt een uitgebreid aanbestedingsdocument opgesteld met alle wensen en eisen op gebied van prijs, dienstverlening en service.

Stap 3: Kennismaking

Kennismaking, informatie-uitwisseling en onderhandeling met leveranciers die meedoen met de aanbesteding. AddContract zorgt hierbij voor de inhoudelijke kennis, onderhandelt met leveranciers en kijkt kritisch naar de tarieven en mogelijkheden voor collectiveitskortingen.

Stap 4: Controle

In een laatste stap vindt niet alleen extra controle van alle contracten plaats, maar wordt ook een continue evaluatie ingeregeld. AddContract zorgt voor evaluatiegesprekken, het opzetten en beheer van een contractmanagementsysteem en volledige ontzorging op het gebied van inkoop- en contractmanagement.

De uitdaging van een collectieve aanbesteding

Momenteel bedient AddContract ongeveer 200 kinderopvang locaties die meer dan 1.000 euro per jaar aan boodschappen inkopen. Vaak gebeurt dat door medewerkers van de opvang die zelf inkopen doen in de supermarkt of boodschappen laten bezorgen door leveranciers. Het totale bedrag aan boodschappen bedraagt meer dan 2,5 miljoen euro per jaar. Ook worden deze organisaties geconfronteerd met administratieve lasten om zelf alle bonnen en facturen te verwerken.

Medewerkers in de kinderdagopvang zijn met name gespecialiseerd in zorg. Toch zien we in de praktijk vaak dat pedagogisch medewerkers verantwoordelijk zijn voor contractmanagement en inkopen, terwijl hier de kennis, ervaring én tijd gewoonweg voor ontbreekt.

AddContract heeft voor deze organisaties bespaarmogelijkheden onderzocht en ingeregeld op het gebied van collectief inkopen van voeding en schoonmaakartikelen.

Mooie resultaten

AddContract heeft gezorgd voor het inkopen van boodschappen tegen lagere kosten en voor besparingen op het gebied van administratieve- en bezorgkosten. Meerdere organisaties zijn gekoppeld om een groter inkoopvolume met collectiviteitskorting te realiseren wat vaak lastig is voor individuele organisaties.

Daarnaast gaat AddContract altijd nét een stapje verder. Er zijn ook andere eisen gesteld aan de service. Zo is er tijdens de onderhandelingen rekening gehouden met:

  • bestellen via een digitaal klantvriendelijk systeem
  • leveringen binnen 48 uur
  • openingstijden van de locaties
  • flexibele opnamen van producten in het assortiment (seizoens- of themagebonden artikelen)
  • levering van zowel A, B als C merken
  • MVO

Uiteindelijk is de leverancier die het best scoorde op alle onderdelen gecontracteerd. Er zijn individuele overeenkomsten per klant opgesteld, maar met branchespecifieke voorwaarden. Door het collectief is men ook nog eens voordeliger dan wanneer men zelfstandig zou inkopen.

De organisaties in de kinderopvang die samen met AddContract het gehele traject hebben doorlopen, hebben besparingen op het boodschappendossier kunnen realiseren van gemiddeld 13% en hebben nu meer overzicht en controle over hun inkopen.

Deze case is slechts een voorbeeld van een dossiers waarin AddContract besparingen heeft kunnen realiseren. De gemiddeld gerealiseerde besparing op alle dossiers binnen kindorganisaties bedraagt maar liefst 29%.

Wil jij ook meer inzicht in je contractbeheer en contractmanagement? Ben je benieuwd of je teveel betaalt in je huidige contracten en hoe kunt zorgen voor efficiëntere inkoop binnen jouw organisatie? 

AddContract zorgt volledige ontzorging op het gebied van contractmanagement, zodat je inzicht in en controle krijgt over je inkoopkosten. Geen onverwachte of onnodige kosten, aangezien we werken op basis van No Cure No Pay. Ook benieuwd of je binnen jouw onderneming kunt besparen op inkoopkosten?

AddContract voor jouw organisatie? Laten we het gesprek aangaan!

Met AddContract heb je weer controle over je contractmanagement!